Unstrukturierte vs. strukturierte Interviews: Was ist besser?

Unstrukturierte vs. strukturierte Interviews: Was ist besser?

Der richtige Ansatz kann eine Mischung aus beidem sein.

Angesichts der angespannten Lage auf dem Arbeitsmarkt kann es heutzutage besonders schwierig sein, die richtigen Kandidaten für offene Stellen zu finden. Deshalb ist es jetzt umso wichtiger, einen gut durchdachten Plan für den Interviewprozess zu haben, so James D., Director of People Operations bei einer Datenbankplattform. Durch die Planung können Personalverantwortliche die Gespräche auf die zu besetzenden Stellen zuschneiden und die besten Kandidaten für diese finden.

"Machen Sie es sich nicht unnötig schwer", sagte James. "Das ist tatsächlich etwas, das Sie kontrollieren können.

Ein Aspekt des Interviewprozesses, den Unternehmen planen können, ist die Frage, ob die Interviews strukturiert oder unstrukturiert sind. Strukturierte Vorstellungsgespräche zeichnen sich durch eine vorher festgelegte Liste von Fragen aus, die die Interviewer allen Bewerbern stellen, während unstrukturierte Gespräche eher einer freien Konversation gleichen, die je nach Bewerber unterschiedliche Richtungen einschlagen.

Sowohl unstrukturierte als auch strukturierte Vorstellungsgespräche haben ihre Vor- und Nachteile. Lesen Sie weiter, um herauszufinden, welches Verfahren für Ihren Einstellungsprozess am besten geeignet ist.

STRUKTURIERTE VORSTELLUNGSGESPRÄCHE VS. UNSTRUKTURIERTE VORSTELLUNGSGESPRÄCHE

  • Strukturierte Vorstellungsgespräche: Strukturierte Vorstellungsgespräche zeichnen sich durch eine vorgegebene Liste von Fragen aus, die die Interviewer allen Bewerbern stellen. Durch eine übergreifende Strukturierung des Gesprächsprozesses wird eine einheitliche Erfahrung für alle Bewerber geschaffen. Strukturierte Vorstellungsgespräche helfen den Interviewern auch, redundante Fragen zu vermeiden.
  • Unstrukturierte Vorstellungsgespräche: Unstrukturierte Vorstellungsgespräche sind eher wie frei fließende Gespräche. Die unstrukturierten Teile des Gesprächs ermöglichen es den Interviewern, die Bewerber auf einer tieferen Ebene zu verstehen. Unstrukturierte Vorstellungsgespräche sind besonders hilfreich für die Bewertung der verhaltensbezogenen Teile des Vorstellungsgesprächs.

Struktur ist wichtig für den Interviewprozess

James schwört auf den strukturierten Interviewprozess.

Als Bewerber hat er selbst schon schlecht geführte unstrukturierte Vorstellungsgespräche erlebt und aus erster Hand erfahren, wie unorganisiert sie sein können. Vorstellungsgespräche sind für Bewerber ohnehin schon stressig, und völlig unstrukturierte Gespräche können den Stress noch verstärken. Selbst wenn man den Bewerbern einen Überblick darüber verschafft, was sie erwartet, z. B. mit wem sie sprechen werden und welche Fähigkeiten getestet werden, kann man ihnen viel von der Angst nehmen, die durch die Ungewissheit entsteht.

"Wenn ich zum Beispiel weiß, dass es in diesem Gespräch um zwischenmenschliche Fähigkeiten oder Teamarbeit geht, kann ich mich zumindest darauf einstellen und mich von meiner besten Seite zeigen", so James.

Strukturierte Vorstellungsgespräche sind auch für die Interviewer besser, so James. Es ist üblich, dass in einem Unternehmen mehrere interne Mitarbeiter am Einstellungsprozess beteiligt sind, und nicht alle von ihnen haben die gleiche Erfahrung mit Vorstellungsgesprächen und sind gleich gut vorbereitet. Die Festlegung einer klar definierten Interviewstruktur trägt dazu bei, dass die Erfahrung für die Bewerber besser wird und sich der Einstellungsprozess - der teuer sein kann - für das Unternehmen lohnt.

"Sie wollen nicht einfach alles in den Wind schießen und hoffen, dass es hängen bleibt. Das ist keine gute Verwendung für Ihr Geld oder Ihre Zeit.”

"Vielleicht gehen Sie 10 Kandidaten durch - das sind 10 Stunden Ihrer eigenen Zeit, und dann müssen Sie andere Leute bitten, diese Person zu interviewen", sagte James. "Man will sie nicht einfach in den Wind schießen und hoffen, dass sie sich durchsetzt. Das ist keine gute Verwendung für Ihr Geld oder Ihre Zeit.

Bei einem völlig unstrukturierten Gespräch besteht immer die Gefahr, dass ein Interviewer versucht, 60 Minuten Zeit mit willkürlichen Fragen zu füllen, oder dass verschiedene Interviewer demselben Bewerber dieselben Fragen stellen. Eine vorher festgelegte Struktur kann jedem Interviewer helfen, seine Rolle und den Zweck jedes Gesprächs zu verstehen, was wiederum dazu beiträgt, die Bewerber besser einzuschätzen und ein klareres Bild von ihren Stärken und Schwächen zu gewinnen.

Die Interviewer haben oft noch andere Aufgaben als das Interviewen, was einen schnellen Wechsel des Kontextes erschwert. Ein strukturierter Prozess, z. B. eine schriftliche Checkliste, hilft den Interviewern, sich zu Beginn jedes Gesprächs zu orientieren und sicherzustellen, dass sie nichts Wichtiges übersehen.

Ein schlampiger Interviewprozess ist nicht nur eine Zeitverschwendung für den Bewerber, sondern kann langfristig auch für das Unternehmen schädlich sein. Bewerber sind auch Verbraucher und können ihre schlechten Erfahrungen mit Vorstellungsgesprächen mit anderen Verbrauchern teilen, was sich negativ auf den Ruf des Unternehmens auswirken kann.

"Diese Bewerber, ob wir sie nun einstellen oder nicht, haben eine Plattform, und diese Plattform ist mächtig", sagte James. "Wenn Sie keine [etablierte] Marke haben, die Gewicht hat, dann machen Sie sich die Aufgabe, Ihr Unternehmen zu vergrößern, exponentiell schwerer."

Unstrukturierte Interviews haben ihre eigenen Vorteile

Laut Ani Khachatoorian, VP of People beim E-Commerce-Naturkostunternehmen Thrive Market, ist es am besten, sowohl strukturierte als auch unstrukturierte Komponenten in den Interviewprozess einzubeziehen. Unstrukturierte Teile von Vorstellungsgesprächen ermöglichen es Unternehmen, die Kandidaten auf einer tieferen Ebene kennenzulernen, während ein strukturierter Gesamtprozess verhindert, dass die Gespräche aus dem Ruder laufen.

"Ein Rahmen stellt sicher, dass man sich nicht auf Fragen stürzt, sondern auf Kategorien von Bereichen, über die man Informationen haben möchte", so Khachatoorian. "Innerhalb dieser Kategorien kann dann der unstrukturierte Teil stattfinden.

Die Strukturierung von Vorstellungsgesprächen mit einer festen Liste technischer Fragen funktioniert in der Regel gut, wenn es um die Besetzung technischer Positionen geht, z. B. bei Softwareentwicklern oder Datenbankadministratoren. Aber auch bei diesen Gesprächen sollte man sich nicht an ein streng strukturiertes Format halten. Vor allem bei Vorstellungsgesprächen für leitende technische Positionen sollte man sich von kuratierten Fragen zur Programmierung lösen und sich mehr auf Gespräche über Prozesse und Softwaredesign konzentrieren, so Sonali Moholkar, Engineering Manager beim Blockchain-Analyseunternehmen Chainalysis.

"Es geht nicht nur um die Ergebnisse - wie man ein kompliziertes Projekt aufschlüsselt ist genauso wichtig ... Denn wir wollen auch eine Vielfalt von Gedanken und Erfahrungen."

"Wenn man Systemdesign- und Verhaltensrunden hat, neigen sie natürlich dazu, ein wenig halbstrukturierter zu sein", sagte Moholkar. "Denn es gibt nicht den einen Weg, ein System zu entwerfen. Je nach Erfahrung des [Kandidaten] können die Gespräche in ganz unterschiedliche Richtungen gehen".

Unstrukturierte Gespräche können den Interviewern helfen, den Problemlösungsansatz eines Bewerbers zu bewerten und zu verstehen, wie er Entscheidungen trifft. Für Khachatoorian ist das bei der Einstellung von Bewerbern für höhere Führungspositionen von großem Vorteil. Sie stellt den Bewerbern Standardfragen zur Anzahl der von ihnen geleiteten Mitarbeiter und zum Organigramm ihrer Abteilung, aber auch offene Fragen zu ihren Erfahrungen und ihrem beruflichen Werdegang.

"Es geht nicht nur um die Ergebnisse - die Art und Weise, wie Sie ein kompliziertes Projekt aufschlüsseln, ist ebenso wichtig", sagte sie. "Denn wir wollen auch eine Vielfalt der Gedanken und Erfahrungen. Und wenn wir nicht nach Ihren Erfahrungen fragen, sondern nur nach dem Endergebnis, werden wir kein Team haben, das wirklich große, schwierige Probleme auf vielfältige Weise angehen kann."

Interviewfragen von den Unternehmenswerten ableiten

Aber selbst wenn strukturierte Teile des Interviewprozesses mit vorher festgelegten Fragen für Unternehmen wichtig sind, wie sollten Personalverantwortliche ihre Interviewstruktur und die Fragen, die sie auswählen, festlegen?

Das Ganze sollte sich aus der Einstellungsphilosophie des Unternehmens ableiten, so James. Der Einstellungsprozess sollte die Werte widerspiegeln, die dem Unternehmen wichtig sind, indem Fragen zusammengestellt werden, die sich auf diese Werte beziehen. Die Fragen können dann für verschiedene Positionen so angepasst werden, dass sie immer noch dieselben Werte ansprechen.

"Wenn es sich um eine Frage zur Teamarbeit handelt, kann ich einen Software-Ingenieur fragen: 'Erzählen Sie mir, wann Sie einmal eine Meinungsverschiedenheit mit einem Ihrer Kollegen hatten - wie haben Sie das gelöst?'" sagte James. "Im Vertrieb können Sie etwas in der Art sagen: 'Erzählen Sie mir von einer Zeit, in der Sie eine besonders schwierige Beziehung zu einem Ihrer bestehenden Kunden hatten - wie konnten Sie diese Beziehung retten und in eine blühende Beziehung verwandeln?

Einstellungsleiter sollten auch darüber nachdenken, welche Arten von Mitarbeitern sich in dem Unternehmen wohlfühlen, sagte er. Alle Unternehmen sind unterschiedlich und haben ein unterschiedliches Unternehmensumfeld. Daher sollten Personalverantwortliche die Fragen im Vorstellungsgespräch auf die Arten von Bewerbern zuschneiden, die sich in ihrem jeweiligen Umfeld wohlfühlen würden. Wenn von den Mitarbeitern erwartet wird, dass sie in engen Teams arbeiten, sollte das Vorstellungsgespräch beispielsweise Fragen zu ihrer Erfahrung mit Teamarbeit und ihren Kommunikationsfähigkeiten enthalten. Wenn von den Mitarbeitern erwartet wird, dass sie selbständig arbeiten, sollten die Interviewer nach ihren Zeitmanagementstrategien und Methoden zur Priorisierung von Aufgaben fragen.

Vorbereitung ist das A und O

Unabhängig davon, ob es sich um ein strukturiertes oder ein unstrukturiertes Gespräch handelt, sollten die Interviewer gut vorbereitet sein. Für strukturierte Vorstellungsgespräche empfiehlt James, eine Liste von Fragen aufzuschreiben und sie mit allen Gesprächspartnern durchzugehen, bevor die Kandidaten beteiligt werden.

"Es könnte so einfach sein, wie ein Dokument zu erstellen und dieses Dokument dann als Vorlage für zukünftige Rollen zu verwenden", sagte er.

Die Personalverantwortlichen können Beispiele dafür durchgehen, wie gute und schlechte Antworten aussehen könnten, und auch den zeitlichen Ablauf von Vorstellungsgesprächen besprechen, z. B. wie viel Zeit für Einführungen, Fragen des Gesprächspartners und Fragen des Gesprächspartners verwendet werden sollte.

Die Vorbereitung ist auch für unstrukturierte Interviews wichtig, so Khachatoorian. Alle Interviewer sollten in grundlegenden Interview-Fähigkeiten geschult werden, z. B. darin, welche Fragen während des Gesprächs angemessen und relevant sind. Wenn der Einstellungsprozess aus mehreren Gesprächen mit verschiedenen Personen besteht, sollte sichergestellt werden, dass die Bewerber nicht nach überflüssigen Fähigkeiten befragt werden.

"Ziehen Sie das gesamte Interviewteam hinzu und stellen Sie sicher, dass sich jeder bewusst ist, auf welche Bereiche er sich konzentriert", sagte sie. "Wenn es Bereiche gibt, die sehr strukturiert sind, welche sind das?"

Es kann auch hilfreich sein, den Bewerbern im Voraus die Gesamtstruktur des Vorstellungsgesprächs mitzuteilen. Die Unternehmen sollten nicht die genauen Fragen mitteilen, aber es kann den Bewerbern helfen, sich vorzubereiten, wenn sie wissen, wie viele Gesprächsrunden es gibt, mit wem sie sprechen werden und welche Arten von Fragen sie im Allgemeinen erwarten.

"Sie sollten einfach nur wissen, dass wir im Unternehmen viel mit Graphen arbeiten, also sollten sie sich bewusst sein, dass sie sich in einem Graphen bewegen", so Moholkar. "Das ist ein riesiger Bereich, den man kennen muss, weil man bei der Arbeit nicht unbedingt jeden Tag Algorithmen schreibt. Es hilft also, wenn die Interviewer die Kandidaten ein wenig vorbereiten."

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