Die Follow-Up-E-Mail nach einem IT-Job Interview meistern

Karriere TipsBewerbung

Personalisierung und Liebe zum Detail machen den Unterschied aus.

Als sich Lily Valentin als Studentin um eine Stelle bei einem führenden Wirtschaftsprüfungsunternehmen bewarb, vergaß sie, am Ende des Vorstellungsgesprächs eine Follow-up-E-Mail zu schicken. Dies war der Grund dafür, dass das Unternehmen sie nicht mehr für die Rolle in Betracht zog. Seitdem hat Valentin nie vergessen, wie wichtig es ist, nach dem Vorstellungsgespräch eine E-Mail zu schicken.

"Ich habe die Stelle nicht bekommen, weil ich vergessen hatte, mich zu bedanken", sagt Valentin, die bei der Jobsuchmaschine Adzuna für Nordamerika zuständig ist. "Mein Gesprächspartner zögerte nicht, dem Berater der Hochschule mitzuteilen, dass er sich dafür entschied, nicht weiterzumachen, weil ich dieses wichtige Element vergessen hatte. Für den Interviewer war das ein Zeichen dafür, dass ich ein Projekt nicht vollständig ausführen konnte."

Die Nachfass-E-Mail ist ein relativ kleiner Teil des Puzzles, aber diese Geste kann den Ausschlag geben, wenn das Rennen knapp ist.

"Ein großartiges Dankesschreiben kann wirklich den Unterschied zwischen einem Stellenangebot und einer Absage ausmachen. Wenn es zwei starke Kandidaten gibt, über die man nachdenkt und sich nicht für einen entscheiden kann, aber einer von ihnen mit einem echten Dankesschreiben antwortet, kann das den Unterschied zwischen einem Jobangebot und einem Nein ausmachen", so Sara Hutchison, CEO und Karriereberaterin bei Get Your Best Resume.

Bei einem solchen Gewicht kann sich jedes kleine Detail belastend anfühlen. Um ein Gefühl für die besten Praktiken zu bekommen, haben wir mit erfahrenen Personalvermittlern, Personalleitern und Karriere-Coaches darüber gesprochen, was man tun kann und was nicht - und wann und wie man es tun kann -, wenn man nachfasst.

"Bei der Stellensuche steht viel auf dem Spiel ... Der Druck ist groß, und die Nachbereitung ist eine Erweiterung des Vorstellungsgesprächs", sagt Mollie Khine, Senior Director of Coaching an der Flatiron School, einem Bootcamp mit Kursen in Softwareengineering, Data Science und Cybersicherheit. "So wie die Leute vor dem Vorstellungsgespräch selbst nervös sind, ist es nur logisch, dass sie auch vor der Korrespondenz nervös sind."

8 TIPPS FÜR DIE NACHBEREITUNG VON VORSTELLUNGSGESPRÄCHEN

• Senden Sie innerhalb von 24 Stunden nach jedem Vorstellungsgespräch ein kurzes Dankesschreiben.
• Scheuen Sie sich nicht, vier bis fünf Werktage nach dem letzten Vorstellungsgespräch eine Nachfass-E-Mail zu senden, wenn Sie nach dem Versenden Ihres Dankesschreibens noch keine Antwort erhalten haben.
• Danken Sie dem Gesprächspartner für die Zeit, die er sich genommen hat, bekräftigen Sie Ihr Interesse und geben Sie konkrete Hinweise auf Ihr Gespräch.
• Fassen Sie sich kurz. Ein paar Sätze oder ein Absatz sind in Ordnung.
• Achten Sie auf einen professionellen Ton, auch wenn der Personalverantwortliche eher leger ist.
• Verwenden Sie E-Mail. Es besteht kein Bedarf an "kreativer" Kontaktaufnahme.
• Nach technischen Vorstellungsgesprächen können Sie bemerkenswerte Fehler in der Nachbereitung korrigieren. Aber übertreiben Sie es nicht zu sehr.
• Sie können die Nachfrage-E-Mail nutzen, um zusätzliche Informationen zu senden, z. B. einen Artikel, der für Ihr Gespräch relevant ist, oder eine Arbeitsprobe.

Wie schreibt man eine Dankes-E-Mail nach dem Vorstellungsgespräch?

Das Verfassen einer Nachfass-E-Mail kann nach einem bestimmten Schema erfolgen, aber Sie sollten den Inhalt unbedingt auf jeden Gesprächspartner abstimmen und persönliche Details aus Ihren Gesprächen hinzufügen.

"Der Inhalt der E-Mail ist großartig, wenn er nicht aus der Konserve kommt", sagt Dawid Wiacek, Karriere- und Bewerbungscoach und Gründer von The Career Fixer.

Hier sind die Grundlagen, die Sie in Ihre Nachfass-E-Mail aufnehmen sollten, wie vom UCLA Career Center beschrieben.

• Bedanken Sie sich bei Ihrem Gesprächspartner für seine Zeit und sein Interesse, sich mit Ihnen zu treffen und die Stelle zu erläutern.
• Wiederholen Sie die Fähigkeiten, Stärken und Fertigkeiten, die Sie für die Stelle mitbringen können.
• Beziehen Sie sich auf etwas Bestimmtes, das Sie im Vorstellungsgespräch besprochen haben, um den Gesprächspartner an das Gespräch zu erinnern.
• Beschreiben Sie, wie Ihr Interesse geweckt wurde, nachdem Sie durch eine der Fragen, die Sie am Ende gestellt haben, etwas Bestimmtes erfahren haben.

"Versuchen Sie, jede Dankes-E-Mail auf den jeweiligen Gesprächspartner zuzuschneiden. Schicken Sie nicht dasselbe Dankesschreiben an den Personalverantwortlichen, den einstellenden Manager und den CEO", sagt Tina Hawk, Senior Vice President of Human Resources bei Inflection, einem Big-Data-Unternehmen, das Arbeitgebern mit Screening hilft, bessere und schnellere Einstellungen vorzunehmen. "Wenn Sie im Rahmen Ihres Vorstellungsgesprächs einen Test oder eine Demonstration durchgeführt haben, sollten Sie dies in Ihrem Dankesschreiben erwähnen. Ein einfaches 'Danke für die Gelegenheit, um x, y, z zu demonstrieren' ermöglicht es Ihnen, Ihre Fähigkeiten noch einmal hervorzuheben."

Mit diesem Format im Hinterkopf, hier einige spezifische Tipps für die Formatierung der E-Mail.

EINE BETREFFZEILE, DIE ES IN SICH HAT

Halten Sie die Betreffzeile einfach. Hier sind ein paar Empfehlungen von Experten:

• Vielen Dank für die Gelegenheit.
• Vielen Dank für die Gelegenheit ([Titel der Stelle, für die Sie sich bewerben])
• Vielen Dank für Ihre Zeit heute/gestern.
• Follow-up ([Titel der Stelle, für die Sie sich bewerben])

"Es muss nicht kompliziert oder witzig sein. Ihr Name, das Datum und die Uhrzeit des Vorstellungsgesprächs reichen völlig aus", so Hawk.

KURZ HALTEN

Ravi Raman, Executive Career Coach für Führungskräfte in der Technologiebranche, empfiehlt, sich bei der Nachbereitung kurz zu fassen und drei wichtige Punkte zu beachten: Bedanken Sie sich bei dem Personalverantwortlichen für die Zeit, die Sie sich genommen haben, und für die Chance, die sich Ihnen bietet, bekräftigen Sie Ihr Interesse an der Stelle und bringen Sie Ihre Zuversicht zum Ausdruck, dass Ihre Fähigkeiten mit der Stelle und den allgemeinen Zielen der Abteilung und des Unternehmens übereinstimmen.

Die Experten sind sich einig, dass zwei Absätze mehr als genug sind. Ein Absatz ist ausreichend, es sei denn, der Interviewer hat dem Bewerber eine Frage zum Nachdenken und Nachfassen hinterlassen.

ABER NICHT ZU KURZ

Fast genauso schlimm wie eine fehlende Nachbereitung ist eine E-Mail, die so kurz und trocken ist, dass sie "oberflächlich" schreit. Ryan Brown, Director of HR Practice bei Hirewell, sagt, sie habe gesehen, wie Bewerber auswendig gelernte, einsilbige Nachfass-E-Mails verschickt haben, die kaum mehr enthielten als: "Es war nett, mit Ihnen zu plaudern, und danke für Ihre Zeit."

"Das zeigt, dass Sie nicht viel Zeit investiert haben und dass Sie sich vielleicht auch nicht dafür interessieren", sagte sie.

Eine gute Möglichkeit, um zu vermeiden, dass sich die Nachbereitung wie eine Standardformulierung liest, ist der Hinweis auf etwas Interessantes, das während des Gesprächs zur Sprache kam, oder auf eine neue, für die Stelle relevante Information, die Sie seit dem letzten Gespräch erfahren haben.

Khine empfiehlt außerdem, sich über die sprachlichen Nuancen des Unternehmens zu informieren - auf der Website, in der Stellenbeschreibung, in Form von Formulierungen aus dem Vorstellungsgespräch - und diese in Ihre Kommunikation einzubeziehen.

"Nennen sie ihre Kunden Nutzer oder Gäste? Bezeichnen sie ihre Mitarbeiter als Teammitglieder? Je mehr Sie sich an die Art und Weise, wie sie sprechen, anpassen können, desto mehr sollten Sie diese Dinge in das Vorstellungsgespräch einbringen, auch in Ihren Dankesschreiben", so Khine.

KORREKTURLESEN, KORREKTURLESEN, KORREKTURLESEN

Gibt es in Ihrer E-Mail falsch geschriebene Wörter? Ist der Name des Empfängers der E-Mail richtig geschrieben? Ist der Name des Unternehmens korrekt? Bezieht sich Ihre E-Mail auf ein völlig anderes Stellenangebot, für das Sie sich bewerben? Das mag unmöglich erscheinen, kommt aber vor, vor allem, wenn ein Bewerber in letzter Zeit eine ganze Reihe von Vorstellungsgesprächen mit verschiedenen Interessenten geführt hat.

Es gibt kein Programm, das solche Fehler aufspüren kann, aber es gibt viele Möglichkeiten, um grammatikalische Fehler zu vermeiden. Lassen Sie die Rechtschreibprüfung in Ihrer E-Mail eingeschaltet, oder - wie Ryan Brown empfiehlt - probieren Sie eine Anwendung wie Grammarly aus, die bei der Beseitigung von Grammatik-, Syntax- und Klarheitsproblemen helfen kann.

"Lesen Sie Ihre E-Mails korrektur. Es ist so viel schlimmer, eine E-Mail mit einem Tippfehler oder an die falsche Person zu schicken", sagt Georgina Salamy, Direktorin für Talentakquise und Einblicke bei Zoox, einer Tochtergesellschaft von Amazon, die autonome Fahrzeuge entwickelt.

TONFALL ANPASSEN UND PROFESSIONELL SEIN

Stellen Sie sich vor, Sie stehen vor Ihrem ersten Vorstellungsgespräch bei einem Unternehmen, von dem Sie wissen, dass es eine legere Kleidungskultur pflegt - in der Tech-Branche wohl kaum einzigartig. Würden Sie zum Vorstellungsgespräch Jeans und Flip-Flops tragen, obwohl Sie wissen, dass diese Kleidung für den Job durchaus akzeptabel wäre? Eher nicht. Es wird immer noch ein gewisses Maß an Formalität erwartet, und warum sollten Sie riskieren, Anmaßung oder Unprofessionalität zu vermitteln?

"Seien Sie professionell und höflich, und kommunizieren Sie direkt und klar. Sie wollen nachdenklich, freundlich und enthusiastisch wirken. Überzeugen Sie den Arbeitgeber", so Hawk.

Eine Entsprechung findet sich in der Follow-up-E-Mail. Selbst wenn die Unternehmenskultur - und der Kommunikationsstil - entspannt zu sein scheinen, sollten Sie den Ton Ihrer Follow-up-E-Mails angemessen halten.

"Es ist in Ordnung, den Ton anzupassen, aber Sie sollten auch ein wenig Professionalität an den Tag legen", so Khine.

Verwenden Sie beispielsweise eine korrekte Groß- und Kleinschreibung und Zeichensetzung, auch wenn Ihre Gesprächspartner dies nicht tun. Wenn der Personalverantwortliche E-Mails nur mit einem Bindestrich und einem Anfangsbuchstaben abzeichnet, sollten Sie Ihre Unterschrift trotzdem formeller gestalten, z. B. mit einer Abmeldung wie:

"Vielen Dank für Ihre Zeit,

[Ihr Name]"

BEENDEN SIE IHRE E-MAIL

Apropos Unterschrift: Es ist eine gute Wahl, sich zum Schluss bei Ihrem Gesprächspartner für seine Zeit zu bedanken. "Schließen Sie mit einem einfachen 'Ich freue mich, von Ihnen zu hören', dann einem 'Danke', gefolgt von Ihrem vollständigen Namen", so Hawk. "Sie können auch hinzufügen, dass Sie gerne für weitere Fragen zur Verfügung stehen.

Am Ende der E-Mail können Sie auch Details zu den nächsten Schritten des Prozesses festlegen.

"Schließen Sie die E-Mail mit Ihrer Wertschätzung und dem Hinweis auf die nächsten Schritte. Wenn zum Beispiel erwähnt wurde, dass Sie im Interviewprozess vorankommen, geben Sie Ihre Verfügbarkeit für das nächste Interview an", so Lauren Stempel, Vice President of Recruiting, West, bei Betts, einem Unternehmen für Rekrutierungstechnologie und -dienstleistungen für umsatzgenerierende Positionen.

Valentin von Adzuna empfiehlt, Ihr LinkedIn-Profil in Ihrer Signatur zu verlinken und darauf zu achten, dass Sie die korrekten Kontaktinformationen angeben.

ACHTEN SIE AUF DIE AUSRUFEZEICHEN!

Das bringt uns zu einer ewigen Quelle von Ängsten in geschäftlichen E-Mails: das Ausrufezeichen. Sehen zu viele davon manisch oder kindisch aus? Sehen zu wenige desinteressiert oder anhedonisch aus? Müssen Sie mindestens zwei Sätze ohne Ausrufezeichen enden lassen, um Ihre "Normalität" zu beweisen, wie es in dem viralen Grace-Segers-Witz heißt?

Zwar führt kein Arbeitgeber eine fortlaufende Tabelle über die von den Bewerbern gewählte Zeichensetzung, und die Anzahl der Ausrufezeichen wird wahrscheinlich nicht über Ihre Bewerbung entscheiden, aber seien Sie vorsichtig.

"Es gilt wahrscheinlich die gleiche Faustregel wie für jede professionelle E-Mail-Korrespondenz", so Khine. "Sie sollten nicht mehr als eine Handvoll Ausrufezeichen oder etwas in der Art verwenden.

Und lassen Sie sie in der Betreffzeile ganz weg. Sie lassen Ihre E-Mail spammig aussehen - und das ist viel leichter zu übersehen. "Wenn Sie schreiben, 'Lasst uns gemeinsam die Welt verändern!!!' - mit drei Ausrufezeichen, werden Sie vielleicht einfach aussortiert", so Raman.

SICH SELBST KORRIGIEREN - MANCHMAL

Wir alle kennen das Gefühl. Die witzigste Antwort oder die aufschlussreichste Antwort fällt Ihnen erst lange nach dem Gespräch ein, und Sie ärgern sich, dass Sie sie in diesem Moment verpasst haben. John Lees, Karrierestratege und Autor von Get Ahead in Your New Job, erklärte in der Harvard Business Review, dass es im Allgemeinen am besten ist, der Versuchung zu widerstehen, die Korrespondenz im Anschluss an ein Vorstellungsgespräch als Mittel zur Korrektur dessen zu nutzen, was als l'esprit de l'escalier bekannt ist - wörtlich übersetzt: "Esprit de l'escalier" - das Konzept, zu spät an die perfekte Antwort zu denken.

Zu viel Rücksichtnahme auf sich selbst könnte verzweifelt wirken, aber es gibt Zeiten, in denen es sinnvoll ist, sich selbst zu korrigieren. Technische Vorstellungsgespräche sind im technischen Bereich üblich, und die Demonstration von angewandtem Wissen, nachdem man eine oder mehrere Fragen verpatzt hat, kann helfen, verpasste Punkte zu überwinden, so Khine.

Recherchieren Sie Ihren Fehler, schreiben Sie die richtigen Codeschnipsel auf, veröffentlichen Sie sie in einem Blog und fügen Sie einen kurzen Link in die Follow-up-E-Mail ein. So wirken Sie nicht unsicher, sondern zeigen Initiative, den Eifer, neue Dinge zu lernen, die Bereitschaft, Fehler einzugestehen, und unterstreichen, dass Ihr Interesse an der Stelle ernsthaft ist.

"Das ist das beste Dankesschreiben überhaupt", sagt Khine.

Wenn Sie im Vorstellungsgespräch etwas vergessen haben, das für Ihre Bewerbung wichtig ist, können Sie diese Information in der Follow-up-E-Mail nachreichen. Erin Brown, stellvertretende Leiterin des Career Services für Hochschulabsolventen dass eine Doktorandin sie einmal nach einem Vorstellungsgespräch anrief und sich ärgerte, weil sie vergessen hatte, einen wichtigen Teil ihres Forschungsprojekts zu erwähnen. Sie schlug der Studentin vor, einen Link zu dem Zeitschriftenartikel in ihre Follow-up-E-Mail an den Gesprächsausschuss aufzunehmen.

"Sie schickte ihn an alle. Alle schrieben ihr zurück und sagten: 'Vielen Dank. Dieser Artikel war so hilfreich', und sie bekam die Stelle", sagte sie. "Nach einer Phase der Panik konnte sie den Link verschicken, was wahrscheinlich wirklich zu ihrem Vorteil war.

Ähnlich erging es einem von Ramans Kunden, der sich sicher war, dass er sein Telefoninterview für eine begehrte Stelle versaut hatte: eine Führungsposition bei Facebook. Er war so entsetzt, dass er fast keine weitere Dankes-E-Mail verschickt hätte, bis Raman, ein ehemaliger Marketingdirektor bei Microsoft, ihn vom Gegenteil überzeugte.

Es erwies sich als kluger Schachzug. Der Prozess des Vorstellungsgesprächs schritt weiter voran, und schließlich erhielt er ein Stellenangebot. Die Lektion war klar.

"Bleiben Sie immer dran, seien Sie immer pünktlich und nehmen Sie einfach das Beste an - selbst wenn Sie das Gefühl haben, dass Sie versagt haben, weil Sie es einfach nicht wissen", sagte Raman, der Kunden dabei geholfen hat, Stellen bei Unternehmen wie DropBox, Redfin und eBay zu bekommen.