PTM EDV-Systeme GmbH

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Unlocking the full potential of Microsoft Dynamics 365

Michael Dohr von mscrm-addons.com gibt in seinem devjobs.at TechTalk Einblicke, wie das Unternehmen mit Dynamics 365 automatisch eine große Zahl an Dokumente erzeugen kann.

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Video Zusammenfassung

In Unlocking the full potential of Microsoft Dynamics 365 zeigt Michael Dohr, wie sein Team Dynamics 365 und die Power Platform mit Azure-gehosteten Add-ons erweitert und dabei auf Verfügbarkeit, Skalierbarkeit, Stabilität und einfache Self-Service-Bereitstellung fokussiert. Zentral ist das Documents Core Pack: Nutzer gestalten Word-Vorlagen, generieren Dokumente wie Angebote, Rechnungen oder Serviceberichte mit Dataverse-Daten und automatisieren Versand, Ablage (z. B. SharePoint) und Prozesse via Power Automate. An Skalierungsbeispielen bis zu Millionen Dokumenten pro Jahr demonstriert der Vortrag übertragbare Muster, um dokumentlastige Dynamics‑365-Workflows zu beschleunigen, Fehler zu vermeiden und die Nutzerakzeptanz zu erhöhen.

Microsoft Dynamics 365 voll ausschöpfen: Architektur, Skalierung und Dokumentautomatisierung mit DocumentsCorePack

Was wir aus „Unlocking the full potential of Microsoft Dynamics 365“ gelernt haben

In „Unlocking the full potential of Microsoft Dynamics 365“ von Michael Dohr (PTM EDV-Systeme GmbH) haben wir eine klar strukturierte, praxisnahe Blaupause dafür gehört, wie man produktionsreife Erweiterungen rund um Microsoft Dynamics 365 baut, skaliert und global betreibt. Dohr führt als CEO von mscrm-addons.com durch die Denkweise hinter ihren Lösungen, die Art der Anforderungen, die in Dynamics-Implementierungen verlässlich auftreten, und die technischen Grundsätze, mit denen ein 50-köpfiges Team weltweit mehr als 4.000 Kunden und 80.000 tägliche Nutzer bedienen kann.

Wir fassen die zentralen technischen Einsichten, Architekturentscheidungen und wiederverwendbaren Muster zusammen – mit Fokus auf das Problemfeld Dokumente in CRM/ERP-Prozessen, die Nutzung der Microsoft-Cloud (Azure), den Datenspeicher Microsoft Dataverse sowie die Low-Code-Bausteine Power Apps und Power Automate. Der Vortrag zeigt, warum Dokumenterstellung und -zustellung nicht als Nebenaufgabe, sondern als Kernbestandteil robuster Geschäftsprozesse gedacht werden müssen – und wie „DocumentsCorePack“ diese Lücke schließt.

„Wir schauen uns an, was es von Microsoft gibt, und erweitern es. Wir suchen nach Produktivität, Usability – und schließen Funktionslücken.“

Kontext: Dynamics 365 und Power Platform in der Praxis

Dohr ordnet Microsoft Dynamics 365 (Teil der Business Applications) klar ein: Es deckt Standardprozesse von Organisationen ab – Customer Relationship Management (Kundendaten, Leads, Opportunities, Service, Marketing) ebenso wie ERP-Funktionalitäten (z. B. Finance & Operations). Die Daten liegen im Microsoft Dataverse. Ergänzend adressiert Microsoft mit Power Apps und Power Automate die Low-Code-/No-Code-Welt: Geschäftsbenutzer sollen eigene Apps entwerfen und Abläufe automatisieren können.

Zwei Markttrends benennt Dohr explizit: die zunehmende Rolle von KI im Microsoft-Ökosystem und die Low-Code-/No-Code-Revolution. Für ihn als CEO bedeutet das, Produktstrategien dynamisch auszurichten und Systemintegrationen so zu bauen, dass sie sich mit der Plattform weiterentwickeln können.

Wer hinter der Lösung steht: Globales Setup, Partnernetzwerk, klare Prioritäten

mscrm-addons.com sitzt in Graz (Österreich), mit einer zusätzlichen Niederlassung in Atlanta (USA), um Nord- und Südamerika vor Ort zu betreuen. Das Team umfasst rund 50 Mitarbeitende aus über zehn Ländern und arbeitet seit mehr als 25 Jahren am Markt. Die Reichweite entsteht spürbar durch das Partnernetzwerk: Über 700 Implementierungspartner integrieren die Add-ons in Kundenprojekten.

Skalierung mit einem kleinen Kernteam gelingt laut Dohr über vier Grundprinzipien, die in jeder Produktentscheidung mitschwingen:

Verfügbarkeit: Globale Bereitstellung über die Microsoft-Cloud (Azure) und die Nähe zu Kundendaten durch die Auswahl regionaler Rechenzentren.
Skalierbarkeit: Vom Fünf-Personen-Startup bis zum Konzern mit Tausenden Nutzern muss Last elastisch abgefedert werden.
Stabilität: Dokumentprozesse sind oft geschäftskritisch. Ziel ist faktisch „nahe 100 %“ Verfügbarkeit.
Einfachheit: Reibungslose Bereitstellung (Minuten statt Tage), Self-Service-Konfiguration, intuitive Bedienung – nicht nur für Endnutzer, sondern auch für Partner, die Deployments und Betrieb verantworten.

Diese vier Leitplanken bilden den technischen Rahmen der Produkte und spiegeln sich im Architektur- und Betriebsmodell wieder.

Das oft unterschätzte Problemfeld: Dokumente im gesamten Kundenlebenszyklus

Der Vortrag stellt das Dokumentthema bewusst ins Zentrum. Wenn man einen klassischen Vertriebs- und Serviceprozess in Dynamics 365 betrachtet, tauchen Dokumente an jeder Ecke auf:

Frühe Phase: Personalisierte Informationen für Leads
Opportunity-Bearbeitung: Verträge, Statements of Work, Requests for Proposals
Angebotsphase: Offizielle Angebote/Quotes, Bestellungen
Abschluss und Abwicklung: Rechnungen, Zahlungs- und Versandbestätigungen
Service: Serviceberichte, Verträge, Arbeitsaufträge

All diese Dokumente brauchen Daten aus Dynamics 365 bzw. dem Dataverse. Und sie haben eine konkrete Bestimmung: drucken, als PDF per E-Mail versenden, in ein Dokumentenmanagement (z. B. SharePoint) ablegen. In der Praxis ist Dokumentmanagement somit kein Add-on „nice to have“, sondern ein integraler Bestandteil des Prozessdesigns.

„In praktisch jeder Dynamics-Implementierung gibt es irgendwann einen Dokumentbedarf.“

Die Antwort: DocumentsCorePack als durchgängiger Dokument-Stack

Aus diesen Anforderungen leitet sich das Produkt „DocumentsCorePack“ ab. Drei Kernfähigkeiten stehen im Fokus: Template-Design, Dokumentgenerierung und Zustellung – ergänzt um Automatisierung.

1) Template-Design für alle mit Microsoft Word

Das Team wählte Microsoft Word als Editor für Vorlagen. Begründung: Jede Fachabteilung kann Word bedienen; es braucht weder Spezialwissen noch Entwicklerunterstützung für das Layout. mscrm-addons.com erweitert Word hierzu um eine Schnittstelle zu Dynamics 365, sodass Inhalte direkt aus dem Dataverse in Vorlagen gemappt werden können. Ergebnis: Vorlagendesign wird ein kollaborativer, schneller Prozess, der nicht im Entwickler-Backlog hängen bleibt.

2) Dokumentgenerierung in benötigten Zielformaten

Die Generierung selbst ist bewusst unspektakulär: Einmal erstellte Vorlagen werden in Formate wie PDF oder Word exportiert. Entscheidend ist, dass die Generierung stabil, performant und verlässlich funktioniert – auch bei hohen Stückzahlen oder langen Dokumenten.

3) Zustellung und Weiterverarbeitung als erstklassige Bürger

Jedes Dokument hat einen Zweck. Deshalb integriert DocumentsCorePack die nachgelagerten Schritte in den gleichen Workflow: drucken, per E-Mail versenden, in SharePoint ablegen – oder andere definierte Folgeaktionen. Die Zustellung wird nicht an externe Workarounds delegiert, sondern als durchgängiger Prozess abgebildet.

4) Automatisierung über Power Automate

Der große Hebel liegt in der Automatisierung. Viele Szenarien benötigen gar keine manuelle Interaktion: Dokumente werden automatisch generiert und weiterverarbeitet. Das spart Zeit und Kosten, reduziert Fehlerquellen und sorgt für konsistente, standardisierte Kommunikation. Auf der Automationsschicht kommt Power Automate zum Einsatz – die native Low-Code-Orchestrierung der Microsoft-Plattform.

„Oft kann man menschliche Interaktion komplett vermeiden – vollautomatisierte Dokumente sparen Zeit und Geld, sind konsistent und fehlerarm.“

Architektur- und Betriebsmodell: Cloud-nativ auf Azure, regional bereitgestellt

DocumentsCorePack ist als Cloud-Service konzipiert und kann laut Dohr derzeit über „12 oder 13“ verschiedene Rechenzentren weltweit bereitgestellt werden – von Neuseeland bis an die amerikanische Westküste. Das ist kein Selbstzweck, sondern löst handfeste Anforderungen:

Geringe Latenzen durch Nähe zu Nutzern und Daten
Datensouveränität und Compliance-Anforderungen (ohne hier Details auszuführen)
Lastverteilung und Fehlertoleranz über Regionen

Die Schnittstellen richten sich an Dynamics 365, Power Apps und Power Automate. Benutzer können die Dokumentanforderung auslösen und die weitere Verarbeitung definieren – alles innerhalb des Dienstes.

Für Partner und Kunden wichtig: Bereitstellung, Konfiguration und laufende Pflege erfolgen über Self-Service-Portale. Deployments sollen in „10 bis 15 Minuten“ startklar sein. Dieses Operations-Modell (Self-Service statt Ticket-Wartezeiten) ist ein zentraler Baustein, um ein kleines Kernteam global skalieren zu lassen.

Die vier technischen Leitplanken im Detail

Verfügbarkeit: Global denken, lokal bereitstellen

Verfügbarkeit beginnt bei der Bereitstellungsstrategie: Regionale Azure-Standorte, die der Kunde auswählen kann, machen den Service weltweit konsumierbar. Für Teams, die selbst Add-ons bauen, ist die Lehre klar: Plant die Nähe zu euren Kundendaten – und zwar als erste Architekturentscheidung, nicht als spätere Optimierung.

Skalierbarkeit: Von „ein paar Dokumenten am Tag“ bis zu Millionen pro Jahr

Die Lastprofile unterscheiden sich dramatisch: Manche Kunden erzeugen nur wenige Dokumente täglich, andere Millionen im Jahr – und gelegentlich einzelne, extrem umfangreiche Dokumente mit „tausenden Seiten“. Das System muss solche Extremfälle abfedern, ohne andere Nutzer zu blockieren. Dohr erwähnt konkret das Ziel, dass ein großer Auftrag (z. B. ein 1.000-Seiten-Dokument) keine Serienprozesse anderer Benutzer verzögert. Das impliziert aus Engineering-Sicht sauberes Queuing, Priorisierung und gerechte Ressourcenverteilung.

Stabilität: Geschäftsprozesse dürfen nicht ins Stocken geraten

Wenn Dokumente geschäftskritisch sind, werden Ausfälle sofort sichtbar – in Form von Supporttickets. Das Team „zielt auf 100 % Uptime“ (wissend, dass das theoretisch nicht erreichbar ist) und nähert sich diesem Ziel mithilfe der Cloud-Infrastruktur. Für Engineering-Teams bedeutet das: Laufzeit- und Fehlertoleranzarchitektur sind keine spätere Zusatzaufgabe, sondern gehören in die erste Iteration.

Einfachheit: Reduzierte Einführungs- und Betriebskosten

Ein zentraler Wirkhebel liegt in der Einfachheit – für Nutzer, Partner und Administratoren. Webbasierte Bereitstellung, Self-Service-Konfiguration, intuitive Bedienung und eine Lernkurve, die auf Word als bekanntes Werkzeug aufsetzt, senken Einführungswiderstände. In Dynamics-Projekten verbessert das die Nutzerakzeptanz und damit den ROI der gesamten Lösung.

Praxisbeispiele und Zahlen, die Architekturentscheidungen erzwingen

Ein Kunde in Australien generierte „nahezu 8 Millionen“ Dokumente im Jahr 2022 – Zertifizierungsberichte für Rauchmelderprüfungen. Das illustriert, wie stark Lastspitzen und Durchsatzanforderungen variieren.
In anderen Fällen erzeugt ein einzelner Prozess ein Dokument mit „tausenden Seiten“. Das System darf dadurch die Verarbeitung anderer Benutzer nicht verzögern.
Insgesamt verzeichnet mscrm-addons.com mehr als 4.000 Kunden in über 80 Ländern; 80.000 tägliche Nutzer arbeiten mit den Lösungen – vermittelt über ein Netzwerk von über 700 Partnern.
Speziell für DocumentsCorePack nennt Dohr „über 3.000 aktive Kunden“, davon 40 im Enterprise-Segment (mehr als 1.500 Nutzer), und wiederum „80.000“ tägliche Anwender.

Diese Zahlen sind keine Marketingfolien, sondern harte Architekturpfade: Sie bedingen Lastmanagement, effiziente Parallelisierung und fail-safe Betriebsprozesse – sowie eine Produktstrategie, die den „langen Schwanz“ kleiner Kunden ebenso wie Extremlasten großer Installationen bedient.

Ein wiederverwendbares Vorgehensmuster für Dynamics-Teams

Aus dem Vortrag leiten wir ein praktikables Vorgehen für Teams ab, die Dokumentprozesse in Dynamics 365 professionalisieren wollen. Die Schritte basieren auf den im Vortrag genannten Bausteinen; sie sind bewusst technologie-agnostisch formuliert und übertragen die Prinzipien auf typische Projektabläufe.

1) Prozessinventur: Wo entstehen Dokumente, und wozu?

Erfasst entlang des Kundenlebenszyklus alle Stellen, an denen Dokumente entstehen (Lead, Opportunity, Quote, Bestellung, Rechnung, Servicebericht, Vertrag, Arbeitsauftrag).
Legt pro Dokument Zweck und Folgeaktionen fest: Druck, E-Mail (PDF), Ablage (z. B. SharePoint) – und welche Felder aus dem Dataverse benötigt werden.

2) Vorlagendesign in Word: Fachbereiche befähigen

Nutzt Word als vertrautes Werkzeug, damit Fachbereiche Layout und Inhalt übernehmen können.
Bindet die Dataverse-Felder in der Vorlage an (über die von mscrm-addons.com bereitgestellte Word-Erweiterung).
Iteriert schnell mit den Fachbereichen, bis Layout, Inhalte und Variablen harmonieren.

3) Cloud-Bereitstellung regional, Self-Service-First

Wählt die geographisch passende Azure-Region für die Bereitstellung, um Latenz und Datenlokalität zu optimieren.
Setzt auf Self-Service-Portale für Deployment und Konfiguration – Ziel: In Minuten betriebsbereit sein.

4) Zustell- und Weiterverarbeitungsregeln als Teil des Flows

Definiert direkt im Service, was nach der Generierung passiert: Druck, E-Mail-Versand als PDF, Ablage in SharePoint.
Haltet diese Schritte als Standard fest, um Konsistenz und Qualität zu sichern.

5) Automatisierung mit Power Automate

Identifiziert Szenarien, die keine manuelle Interaktion benötigen, und verlagert sie in automatisierte Abläufe.
Bindet Events aus Dynamics 365 an (z. B. Statuswechsel einer Opportunity) und startet Generierung und Zustellung ohne Benutzerklicks.

6) Betrieb und Skalierung

Plant für unterschiedliche Lastprofile: wenige Dokumente/Tag, Massenläufe, sehr große Einzeldokumente.
Achtet darauf, dass lange Jobs andere Nutzer nicht blockieren (Stichwort: faire Ressourcenzuteilung, Lastverteilung).

Diese Vorgehensweise spiegelt die im Vortrag beschriebenen Prinzipien wider und hebt die Kernidee hervor: Dokumente und ihre Folgeaktionen sind ein Prozess, der Ende-zu-Ende gedacht, automatisiert und skalierbar betrieben werden muss.

Produkt-Merkmale, die in Dynamics-Projekten den Unterschied machen

Basierend auf Dohrs Darstellung stechen die folgenden Produkteigenschaften von DocumentsCorePack hervor – und markieren, worauf Engineering-Teams achten sollten:

Word-basierte Vorlagen: Senken die Hürde für das Business und reduzieren IT-Engpässe.
Direkte Schnittstellen zu Dynamics 365, Power Apps und Power Automate: Fügen sich nahtlos in die Microsoft-Plattform ein.
End-to-End-Prozessdenken: Generierung, Zustellung, Ablage – alles in einem Fluss.
Cloud-Betrieb über mehrere Regionen: Bringt die Lösung nah an Kunden und Daten, unterstützt globale Rollouts.
Automatisierung als Standard: Spart Zeit, Geld und Fehler; erhöht Konsistenz und Nutzerzufriedenheit.
Self-Service-Portale: Vereinfachen Deployment, Konfiguration und laufenden Betrieb – kritisch für Partner und Administratoren.

Engineering-Einsichten aus dem Vortrag

Baue auf Vertrautem auf: Die Entscheidung für Word als Vorlagenwerkzeug ist ein UX-Kniff mit massiven Auswirkungen auf Adaption und Time-to-Value.
Denke Zustellung mit: Ein PDF zu erzeugen ist trivial; es verlässlich zu versenden, abzulegen und in den Prozessfluss einzubetten, ist der eigentliche Mehrwert.
Automatisiere, wo es geht: Power Automate erlaubt, Klickarbeit zu eliminieren und gleichzeitig Standardisierung durchzusetzen.
Dimensioniere für Extreme: Millionen Dokumente/Jahr und tausendseitige Einzelstücke sind nicht Ausnahme, sondern Planungsparameter.
Skaliere das Team über Self-Service: Wenn Deployments und Konfigurationen ohne Engineering-Support laufen, wächst die Organisation über Produkt statt über Headcount.

Kultur und Team: Warum das „Wie“ das „Was“ stützt

Obwohl mscrm-addons.com klar als Dev-Shop positioniert ist, betont Dohr die Bedeutung von Teamdynamik und Kommunikation. Teambuilding-Formate – vom Go-Kart über eine Mallorca-Cruise bis zu Laufteam und jährlichem Tennis-Turnier in den USA – unterstreichen, dass globale Produktqualität eine Teamleistung ist. Für Engineering-Teams ist das eine Erinnerung: Verfügbarkeit, Skalierung und Zuverlässigkeit sind Ergebnisse von Menschen und Prozessen – nicht nur von Code.

Referenzen und Segmentbreite

Dohr nennt als Referenzen u. a. „Giberit“ und „System Air“ und verweist auf die Bandbreite der Kunden – vom kleinen Betrieb bis zur Großorganisation mit Tausenden Usern. Gerade diese Breite erklärt die Architekturentscheidungen: Eine Lösung, die stark divergierende Last- und Komplexitätsprofile zuverlässig bedient, braucht robuste Standards, klare Betriebsmodelle und konsequente Vereinfachung an den richtigen Stellen.

Fazit: Was wir als Technikteam mitnehmen

„Unlocking the full potential of Microsoft Dynamics 365“ zeigt in konzentrierter Form, was robuste Produktarchitektur in der Microsoft-Welt ausmacht – und wie man ein wiederkehrendes, oft unterschätztes Problem (Dokumente) zu einem standardisierten, automatisierten und global skalierbaren Prozess macht.

Unsere wichtigsten Takeaways für Engineering- und Plattform-Teams:

Verankerung in der Plattform: Dynamics 365 + Dataverse + Power Platform bilden das Rückgrat; Add-ons sollten sich nahtlos einfügen.
Dokumente sind Prozesse: Templates, Generierung, Zustellung und Ablage gehören zusammen – idealerweise automatisiert.
UX über Tool-Wahl: Word als Vorlagenwerkzeug macht Fachbereiche produktiv und entlastet Engineering.
Architektur konsequent auf Last ausgelegt: Regional bereitstellen, fair parallelisieren, Ausfallszenarien antizipieren.
Self-Service als Skalierungshebel: Schnelle Deployments (Minuten), Konfiguration über Portale, geringe Reibung im Betrieb.

Oder, in Dohrs eigener Zielsetzung gesprochen: Die „volle Ausschöpfung“ von Microsoft Dynamics 365 gelingt, wenn wir Produktivität, Usability und fehlende Funktionen gezielt adressieren – und das Ganze mit Verfügbarkeit, Skalierbarkeit, Stabilität und Einfachheit unterlegen. DocumentsCorePack ist ein konkretes Beispiel dafür, wie dieses Prinzip in einem kritischen Teilbereich – Dokumente – umgesetzt wird.