Wie man einen effektiven Onboarding-Prozess für Remote Jobs macht

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Das Onboarding von remote Mitarbeitern ist schwierig. Es richtig zu machen, ist noch schwieriger. Hier erfahren Sie, wie wir es bei MURAL machen.

Man sagt, dass man nie eine zweite Chance für den ersten Eindruck bekommt, aber wir sind uns nicht sicher, ob das wirklich stimmt. Während Ihre neuen Mitarbeiter während des Vorstellungsgesprächs einen Vorgeschmack auf Ihre Unternehmenskultur erhalten haben, entsteht der eigentliche erste Eindruck beim Onboarding. Angesichts der großen Umstrukturierung, die noch im Gange ist, ist es wichtiger denn je, über diesen ersten Eindruck hinauszugehen und den neuen Mitarbeitern zu helfen, sofort eine Verbindung zu ihren Kollegen, der Unternehmenskultur und der Vision aufzubauen.

Die Art und Weise, wie Sie Ihre Mitarbeiter willkommen heißen und ihnen den Einstieg erleichtern, wird - im Guten wie im Schlechten - die Grundlage für ihre Erfahrungen in Ihrem Unternehmen bilden. Und für Hybrid-, Remote- und WFA-Teams ist es sogar noch wichtiger (und schwieriger), das Onboarding richtig zu gestalten.

4 DINGE FÜR EINEN EFFEKTIVEN ONBOARDING-PROZESS VON ÜBERALL AUS

• Eine digitale Denkweise
• Eine Team-Charta
• Eine Schnellstart-Anleitung
• Eine Möglichkeit des Einstiegs

Wir sprechen hier nicht nur über die logistischen Aspekte der Einstellung einer neuen Person. Ja, Sie müssen sie in Ihrem Gehaltsabrechnungssystem registrieren, ihren Papierkram erledigen und ihre Logins einrichten. Aber Sie müssen auch dafür sorgen, dass sich die neue Person als Teil des Teams fühlt, und ihr helfen, sich mit den Stilen, Gewohnheiten und Prozessen der Zusammenarbeit und Kommunikation in der Gruppe vertraut zu machen - einschließlich der Richtlinien und Methoden, die Sie anwenden, um Raum für Fantasie zu schaffen und Kreativität zu fördern.

Wenn Sie denken, dass dies alles nach einer langen To-Do-Liste klingt, haben Sie nicht unrecht. Aber in diesem Fall kann ein wenig Planung und Voraussicht - und ein paar praktische Hilfsmittel - viel bewirken. Das Ziel? Dass Ihre neuen Mitarbeiter sofort einsatzbereit sind, mit dem Rest des Teams in Verbindung stehen und bereit sind, sich neue Möglichkeiten vorzustellen.

Was Sie für ein effektives Onboarding von überall aus benötigen (OFA)

Remote-, Hybrid- und ortsunabhängige Arbeitsplätze (WFA) werden immer beliebter, und das aus gutem Grund. Das bedeutet jedoch, dass sich Ihre neuen Mitarbeiter in verschiedenen Zeitzonen, Ländern oder Kontinenten befinden können. Einige arbeiten vielleicht komplett aus der Ferne, während andere vielleicht für ein persönliches Gespräch zur Verfügung stehen. Und die Zeitplanung wird wahrscheinlich ein wenig verrückt sein.

Wie können Sie also dafür sorgen, dass das Onboarding von überall aus funktioniert? Wenn Sie die folgenden Voraussetzungen erfüllen, sind Sie auf dem besten Weg zum OFA-Erfolg.

1. EINE DIGITALE DENKWEISE

Digitales Denken ist entscheidend für eine effektive WFA-Zusammenarbeit. Dazu gehört die Erkenntnis, dass bei jeder Entscheidung, jedem Prozess, jeder Ressource usw. eine digitale Komponente im Vordergrund stehen muss. Und warum? Weil die Digitalisierung zum Standard wird, d. h., dass jeder Mitarbeiter unabhängig von seinem Standort Zugang zu denselben Informationen hat.

Jetzt ist nicht an der Zeit für halbe Sachen. Wie wir zu sagen pflegen: Wenn es nicht digital ist, ist es nicht passiert. Um eine Verbindung zu Ihrem Team aufzubauen und aufrechtzuerhalten, müssen Sie das Gefühl haben, sich in einem gemeinsamen Raum zu befinden - unabhängig davon, wo (oder wann) dieser Raum ist. Wenn einige Mitarbeiter im Büro sind und andere nicht, kann dies zu einer "Hier-gegen-Dort"-Dynamik führen, die unweigerlich eine Trennung zur Folge hat - es sei denn, sie wird gesteuert.

Aus diesem Grund müssen alle Onboarding-Materialien, Dokumentationen und Aktivitäten in einem digitalen Format vorliegen. Planen Sie eine Einführungsveranstaltung für neue Mitarbeiter? Stellen Sie sicher, dass auch Mitarbeiter von außerhalb daran teilnehmen können. Sie erstellen ein offizielles Organigramm für Ihr Unternehmen? Auch dafür brauchen Sie eine digitale Version. Wenn Sie die Details Ihres OFA-Prozesses ausarbeiten, sollten Sie jedes Element im Kontext der digitalen Zukunft betrachten.

2. EIN TEAMCHARTER

Ein potenzielles Problem, mit dem WFA-Teams konfrontiert sind, ist ein Mangel an Klarheit über die Normen der Zusammenarbeit und des Engagements. Damit Ihre neuen Teammitglieder so schnell wie möglich mit der Arbeit beginnen können, müssen Sie diese Regeln klar festlegen und dafür sorgen, dass sie leicht zu finden und zu überprüfen sind. Ihre neuen Mitarbeiter müssen (und wollen) die Richtlinien kennen, um effektiv an Teamdiskussionen teilnehmen zu können. Wie werden zum Beispiel Entscheidungen mitgeteilt? Über Slack? Ein gemeinsames Dokument? Wie lauten die Regeln für Meinungsverschiedenheiten? Wann ist es in Ordnung, eine neue Idee mitzuteilen? Wie werden diese Ideen festgehalten?

Eine Teamcharta beantwortet diese Fragen und mehr. Wenn Sie dies mit Ihrem Team tun (oder es überarbeiten, wenn Ihr Team wächst), können Sie einen Gesellschaftsvertrag schaffen. Da Sie dies gemeinsam mit Ihrem Team tun, sind diese natürlich einverstanden, da sie die Charta miterstellt haben.

Ihre Team-Charta bietet nicht nur den Rahmen für kreative Diskussionen und innovative Lösungsvorschläge, sondern schafft auch die Grundlage für psychologische Sicherheit - eine Schlüsselkomponente für die Aufrechterhaltung der Zusammenarbeit.

3. EIN LEITFADEN FÜR DEN SCHNELLEN START

Der Einstieg in ein neues Unternehmen ist sowohl aufregend als auch nervenaufreibend. Es gibt in kurzer Zeit viel zu lernen, sowohl über das Unternehmen als auch über die jeweilige Position. Um Ihren neuen Mitarbeitern Stress zu ersparen, empfehlen wir Ihnen, einen Überblick oder eine Kurzanleitung für den Einstieg in Ihr Unternehmen zu erstellen. Erstellen Sie einen (digitalen!) Überblick über alles, was Ihre Neulinge von Anfang an wissen müssen.

Und warum sollte es nicht auch Spaß machen? Eine Aktivität, die sowohl informativ als auch interaktiv ist, ist der Onboarding Road Trip. Auf dem Weg dorthin besuchen die Teilnehmer verschiedene Stationen, die mit Ihrem Unternehmen zu tun haben, wie z. B.:

• Auftrag und/oder Vision
• Kultur und Werte
• Geschichte des Unternehmens
• Organisationsstruktur und Führung
• Wichtigste Produktlinien/Bereiche

Die Vorlage enthält Zeit für Fragen und Antworten sowie Bereiche, in denen die neuen Mitarbeiter auf zusätzliche wichtige Informationen verwiesen werden, z. B. ein Ressourcenzentrum, Intranet, Teamcharta(s), Personalrichtlinien usw. Am Ende des Weges können sich Ihre neuen Mitarbeiter am virtuellen Lagerfeuer entspannen und ein Kartenspiel spielen, bei dem sie ihre Einarbeitungszeit reflektieren können.

Sind Sie bereit, Ihren eigenen Onboarding-Roadtrip zu planen? Verwenden Sie diese Vorlage, die auch ein praktisches Beispiel enthält (Spoiler-Alarm: es ist unseres). Und wenn Sie lieber in Vergnügungsparks gehen, haben wir auch dafür eine Variante.

4. EINE MÖGLICHKEIT, SICH EINZUBRINGEN

Das Gefühl der Verbundenheit mit Ihrem Team ist ein wichtiges Ergebnis des Onboarding-Prozesses. Ja, die logistischen Dinge sind schön und gut, aber letztendlich möchten Sie, dass sich Ihre neuen Mitarbeiter wohl, sicher und willkommen genug fühlen, um an Besprechungen teilzunehmen, Ideen auszutauschen und die Zügel bei anstehenden Projekten in die Hand zu nehmen.

Sie brauchen einen gemeinsamen Raum, in dem sie lernen, sich engagieren, spielen und brainstormen können, sowohl synchron als auch asynchron. Bei MURAL nennen wir diese Räume der Zusammenarbeit "Collaboration Spaces", und sie sind eine entscheidende Komponente bei der Förderung einer integrativen und kooperativen WFA-Kultur.

Auch wenn das Gefühl der Verbundenheit für Remote-, Hybrid- und WFA-Arbeitsplätze besonders schwierig sein kann, gibt es viele Möglichkeiten, Ihre neuen Mitarbeiter zu ermutigen, Verbindungen zu ihren Kollegen aufzubauen, andere zu finden, die ihre Interessen und Erfahrungen teilen, und sich schließlich als integraler Bestandteil des Teams zu betrachten. Einige, die wir bei MURAL nutzen, sind:

• Team-Bücherregal
• Teilen Sie Ihr Büro
• Wenn ich ein Tier wäre
• Virtual Watercooler

Wir verwenden auch regelmäßig Eisbrecher, Check-Ins und Energizer in unseren Meetings, die unserer Erfahrung nach die Stimmung auflockern und die Nerven der Neulinge beruhigen, indem sie es einfach machen, die anderen auf eine risikoarme Weise kennenzulernen. Weitere Instrumente für den Aufbau einer Unternehmenskultur sind Affinitätsgruppen, spezielle Slack-Kanäle und Communities sowie regelmäßige Zoom-Meetings.

Besondere Überlegung: Neue Mitarbeiter

In den letzten zwei Jahren waren viele Unternehmen gezwungen, in kürzester Zeit von der reinen (oder überwiegenden) Bürotätigkeit zur reinen Fernarbeit überzugehen. Für erfahrene Mitarbeiter war dieser plötzliche Wechsel sicherlich erschreckend und schwierig. Für Mitarbeiter, die gerade erst ins Berufsleben einsteigen, war die neue Normalität jedoch, nun ja, ihre einzige Normalität.

Über die langfristigen Auswirkungen eines solchen ungewöhnlichen Berufseinstiegs wird viel diskutiert und spekuliert. Einem Auszug aus dem Buch "Out of Office" von Anne Helen Petersen und Charlie Warzel zufolge ist die Telearbeit so ziemlich die schlechteste Art, seine Karriere zu beginnen. Zwar kann es für Berufsanfänger durchaus schwierig sein, sich in einer Remote- oder WFA-Umgebung zurechtzufinden, doch mit ein wenig Planung und Kreativität lassen sich die meisten großen Hürden überwinden.

Berufsanfänger brauchen unabhängig von ihrem Standort Klarheit, Beständigkeit und Orientierung. Artefakte wie Teamchartas und Teamvereinbarungen sind entscheidend für die Festlegung von Grundregeln für die Zusammenarbeit und sollten die Grundlagen der Unternehmenskommunikation regeln. Digitale Vorlagen für Einzelgespräche sind hilfreich, um neue Mitarbeiter und ihre Vorgesetzten auf den gleichen Stand zu bringen und regelmäßige Besprechungen und Gespräche über Ziele und Karriereentwicklung zu fördern. Und alles, was neuen Mitarbeitern die Möglichkeit gibt, sich einer Gemeinschaft anzuschließen (Affinitätsgruppen, Buchclubs, Virtual Watercooler usw.), trägt wesentlich dazu bei, dass sie sich wie zu Hause fühlen.

Ein offizielles Mentorenprogramm, das neue Mitarbeiter mit erfahrenen Mitarbeitern desselben Teams zusammenbringt, ist ebenfalls eine gute Idee. Wahrscheinlich würden Ihre erfahreneren Mitarbeiter die Gelegenheit begrüßen, ihr Wissen über alles, von beruflichen Normen bis hin zu unternehmensspezifischen Eigenheiten, zu teilen.

Wie wir bei MURAL Mitarbeiter von überall aus einstellen

Als ein Unternehmen, das von überall aus arbeitet und auch mit vielen WFA-Unternehmen zusammenarbeitet, hat MURAL viel Erfahrung mit der erfolgreichen Einstellung von Mitarbeitern, die von außerhalb kommen. Hier erfahren Sie ein wenig darüber, wie wir bei MURAL vorgehen.

LERNEN SIE DEN MURAL 30/60/90-TAGE-PLAN KENNEN

Damit unsere neuen Mitarbeiter schnell einsatzbereit sind, erstellen wir für jeden einzelnen einen 30/60/90-Tage-Plan. In einem 30/60/90-Tage-Plan werden die Ziele eines neuen Mitarbeiters sowie die Strategien zur Erreichung dieser Ziele innerhalb der ersten 90 Tage festgelegt. Das Gesamtprogramm umfasst Lern-/Onboarding-Pfade, Erwartungen und Meilensteine. Und da uns die visuelle Zusammenarbeit sehr am Herzen liegt, gestalten wir den Plan auf eine ansprechende und interaktive Weise, die unser Produkt nutzt. Das bedeutet, dass unsere Mitarbeiter lernen, wie man MURAL benutzt, während sie etwas über MURAL lernen. Die klare und übersichtliche Darstellung dieser Informationen hilft auch neuen Mitarbeitern, genau zu wissen, was von ihnen erwartet wird.

KOLLABORATIVE INTELLIGENZ

In einer hybriden und WFA-Welt kann die Zusammenarbeit - insbesondere in einem Remote- oder Hybrid-Team - nicht länger dem Zufall überlassen werden. Collaborative Intelligence ist ein neuer systematischer Ansatz, der Teams hilft, ihr wahres Potenzial zu erkennen, zu lernen, wie sie besser zusammenarbeiten können, und sogar die Teamarbeit im Laufe der Zeit zu messen. Dieses neue System ist in der Phase der Neueinstellung unglaublich nützlich, da es ein Schlüsselindikator für die Belohnung von Kreativität und Vorstellungskraft sein kann, mit dessen Hilfe Sie feststellen können, wie gut Ihr neu gebildetes Team zusammenarbeitet.

Zusätzlich zu den Wandgemälden umfasst unser Onboarding-Material herkömmliche Dokumente und anderes Lesematerial (erhältlich in unserem Ressourcenzentrum) sowie persönliche Treffen mit den Führungskräften in Form von Einzelgesprächen, All-Hands-Meetings und Team-Retreats. Wir versuchen, so flexibel und entgegenkommend wie möglich zu sein, um den verschiedenen Bedürfnissen und Vorlieben aller unserer Mitarbeiter gerecht zu werden, unabhängig davon, in welchem Karrierestadium sie sich befinden.

Direkt eintauchen

Das Ziel Ihres Onboarding-Prozesses ist es, unabhängig von der Form, in der er abläuft, eine ansprechende, informative und inspirierende Erfahrung zu schaffen, die Ihre neuen Mitarbeiter bereit macht, ihr Bestes zu geben, und ihre Teams begeistert, ihre einzigartigen Beiträge und Perspektiven zu begrüßen.