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Stefan Weinzettel, Bid Manager bei enjoy IT

Stefan Weinzettel von enjoy IT berichtet im Interview über seinen Weg in das Bid Management, wie er in seiner Rolle im Unternehmen mit Developern zusammenarbeitet und gibt Tipps für Einsteiger.

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Video Zusammenfassung

In "Stefan Weinzettel, Bid Manager bei enjoy IT" schildert Stefan Weinzettel seinen Weg aus der Finance-Ecke (Projektkaufmann/Controller mit starkem Vertragsfokus) ins Bid-Management, wo er die Angebotsphase wie ein Projekt leitet – von Kalkulation (interne/externe Ressourcen, Hosting, Lizenzen) bis zur rechtlich sauberen, pünktlichen Abgabe in enger Abstimmung vor allem mit den Entwicklern. Er betont Ausschreibungen als verlässliches Mehrjahresgeschäft und die Schlüsselrolle der Entwickler für Konzeption, Architektur und Zeitschätzungen – ein Feld für alle, die Verträge und Zahlen mögen und funktionsübergreifend arbeiten wollen. Zudem kontrastiert er Konzernstrukturen mit der privat geführten, fast familiären Kultur der enjoy IT GmbH, die Mitsprache, direkten Zugang zur Geschäftsführung und Benefits wie Geburtstag frei, zwei Wochen bei Geburt und regelmäßige Team-Events bietet.

Vom Finanzcontroller zum Bid-Manager: Wie Stefan Weinzettel bei enjoy IT GmbH Ausschreibungen gewinnt und Kultur gestaltet

Einblicke aus der Session „Stefan Weinzettel, Bid Manager bei enjoy IT“

Wir bei DevJobs.at haben „Stefan Weinzettel, Bid Manager bei enjoy IT“ zugehört und etwas Seltenes erlebt: eine nüchterne Disziplin – Verträge, Kalkulationen, Ausschreibungen – erzählt als lebendige, zutiefst praktische Karrieregeschichte. Stefan führt durch 22 Jahre Berufsweg: vom Trainee nach der „Hack“ über Projektkaufmann und Controller bis hin zum Bid-Management in der Softwareentwicklung. Was trocken klingt, wird bei ihm zur Schnittstellenarbeit, die rechtliche Präzision, Zahlenverständnis und technisches Know-how mit Teamplay verbindet.

Seine Kernbotschaft: Bid-Management ist wie Projektleitung – nur eben in der Angebotsphase. Fristen halten, rechtliche Absicherung gewährleisten, Kosten sauber kalkulieren, interne Expertise koordinieren und am Ende ein fehlerfreies, entscheidungsreifes Angebot vorlegen. In einem mittelständischen Umfeld wie der enjoy IT GmbH bekommt diese Rolle zusätzlich Gestaltungsspielraum, Gehör und eine Unternehmenskultur, die Wertschätzung sichtbar macht.

„Man ist praktisch wie der Projektleiter in der Bid-Phase des Bid-Projekts.“

In diesem Artikel ordnen wir Stefans Stationen, Arbeitsweise und Kulturbeobachtungen ein – und leiten daraus konkrete Impulse für Entwicklerinnen und Entwickler ab, die an Ausschreibungen beteiligt sind oder ihre Wirkung in der Angebotsphase erhöhen wollen.

22 Jahre Erfahrung – und warum Verträge kein notwendiges Übel sind

Stefan beschreibt seinen Einstieg klar: Nach der „Hack“ startete er in ein Traineeprogramm beim ersten Arbeitgeber. Im Rotationsprinzip sah er alle Abteilungen – und blieb in der Finance-Ecke hängen. Als Projektkaufmann und Controller arbeitete er früh mit Verträgen, koordinierte mit Projektleitung, Rechtsabteilung und Finance.

Daraus wuchs ein Verständnis, das bis heute trägt: Rechtstexte sind nicht nur Compliance-Dokumente, sondern Handlungsrahmen, die Projekte absichern – inhaltlich, zeitlich, wirtschaftlich. Wer sie sicher liest, verhandelt und sauber in Zahlen übersetzt, verschafft Teams Orientierung und reduziert Projektrisiken. Für Stefan ist das kein Widerspruch, sondern Normalität:

Verträge lesen, Verträge schreiben – und „das Ganze noch mit Zahlen aufzuschmücken“.

Vor „ein paar Jahren“ hat er diese Stärke bewusst in Richtung Bid-Management weiterentwickelt. In dieser Rolle verschmelzen seine Disziplinen: kaufmännische Klarheit, juristischer Blick und die Fähigkeit, technische Teams mit der Angebotslogik zu verbinden.

Bid-Management in der Softwareentwicklung: Verantwortung in der Angebotsphase

Stefan beschreibt die Bid-Phase wie ein Projekt mit klarer Ownership. Ziel ist ein Angebot, das „pünktlich, inhaltlich korrekt, rechtlich abgesichert“ ist. Was das in der Praxis umfasst:

Kalkulation interner Mitarbeiterkosten
Planung externer Ressourcen, sofern nötig
Berücksichtigung von Infrastrukturfaktoren (z. B. Hosting)
Bewertung von Lizenzkosten

Der Branchenkontext ist Softwareentwicklung. Entsprechend müssen neben Entwicklungsleistungen auch Plattform- und Lizenzfragen sauber abgebildet werden. Wichtig: Unabhängig von der Projektgröße bleibt der Ablauf ähnlich – Team aufstellen, Expertise einholen, kalkulieren, rechtlich prüfen, dokumentieren. Nur die Komplexität variiert.

„Egal wie groß das Projekt ist … im Grunde genommen ist es relativ ähnlich.“

Für uns ist das ein entscheidender Punkt: Konstanz im Prozess schafft Zuverlässigkeit im Ergebnis. Je besser Teams diese Gleichförmigkeit beherrschen, desto weniger variabel werden die Risiken – gerade bei engen Fristen.

Entwicklerinnen und Entwickler als Know-how-Träger in der Bid-Phase

In Stefans Ablauf sind Entwickler die „allerwichtigsten“ Stakeholder. Sie liefern die inhaltliche Substanz: Konzeption, Spezifikation, Architekturdokument, Zeitschätzung, technische Risiken. Ohne diese Grundlagen bleibt jede Kalkulation unscharf. Deshalb ist die Abstimmung mit ihnen der Dreh- und Angelpunkt.

Entwickler definieren „wie das Ganze umzusetzen ist, in welchem Zeitrahmen … und auf was müssen wir achten“.

Für die Bid-Rolle heißt das: die richtige Expertise frühzeitig einbinden, Meetings fokussiert vorbereiten, Annahmen transparent machen und die Dokumentation so strukturieren, dass sie für den Kunden entscheidungsreif ist. Für Entwickler heißt es: Klarheit in Architektur, Abgrenzung und Aufwand – und die Fähigkeit, diese Klarheit schriftlich und nachvollziehbar festzuhalten.

Der Weg zur Ausschreibung: Vergabeplattformen, Kundenanfragen, Bestandskunden

Der Startschuss für Bid-Arbeit kommt aus drei Richtungen:

Öffentliche oder private Vergabeplätze/Plattformen
Direktanfragen von Kunden
Proaktive Hinweise an Bestandskunden zu Weiterentwicklungen

Je nachdem, woher der Impuls kommt, unterscheidet sich der Informationsstand. Umso wichtiger, den Bedarf schnell zu strukturieren und fehlende Klarheit gezielt einzuholen – immer mit dem Ziel, „die Dokumente, die der Kunde am Ende haben muss, um eine Entscheidung zu treffen“, vollständig zu liefern.

Ausschreibungen als verlässliches Volumen – und der Aufwand-zu-Volumen-Faktor

Stefan betont Ausschreibungen als „beständigstes Volumen“, weil sie typischerweise über mehrere Jahre laufen. Gleichzeitig macht er eine oft unterschätzte Beobachtung: Kleine Angebote haben relativ gesehen höhere Bid-Aufwände – die Setup-Kosten (Team, Kalkulation, Abstimmung, Dokumentation) fallen immer an. Bei größeren Vorhaben steigt die Komplexität, aber der Grundprozess bleibt.

Ein Angebot über 20.000 Euro durchläuft nahezu die gleichen Schritte wie eines über eine Million – nur wird die Kalkulation „ein bisschen komplexer“.

Für Teams ist diese Erkenntnis pragmatisch wertvoll: Prozesse standardisieren, Vorlagen pflegen, Checklisten etablieren – und so die Fixkosten pro Bid senken. Wer diese Mechanik versteht, kann gezielt entscheiden, welche Ausschreibungen sich strategisch lohnen.

Übergabe nach dem Zuschlag: vom Bid-Manager zum Projektleiter

Mit dem Zuschlag wechselt die Ownership: „An den [Projektleiter] übergebe ich praktisch direkt, sobald das Projekt gewonnen wurde.“ Die Bid-Phase endet, Delivery beginnt. Was bleibt, ist die Qualität der Vorarbeit: Je besser Spezifikation, Architektur, Annahmen, Risiken und kaufmännische Parameter dokumentiert sind, desto reibungsloser läuft die Übergabe.

Für uns zeigt das den Wert sauberer Angebotsdokumente doppelt: Sie überzeugen nicht nur den Kunden – sie beschleunigen auch den Projektstart intern.

Mittelstand statt Konzern: Warum enjoy IT GmbH für Mitgestaltung steht

Stefan hat den direkten Vergleich: Er kommt aus einem Unternehmen „mit hunderttausenden Mitarbeitern weltweit“ – mit strikten Prozessen und einem Alltagsgefühl, eher „einer von vielen“ zu sein. Bei enjoy IT GmbH erlebt er das Gegenteil: Mittelständisches, privat geführtes Umfeld, junges Team, kurze Wege, Verfügbarkeit der Geschäftsführung.

„Es wird einem hier aktiv zugehört … man kann sich einbringen … ich hatte die Möglichkeit, das [Bid-Management] mitzugestalten.“

Diese Kultur zeigt sich nicht nur in Entscheidungen, sondern auch in greifbaren Benefits: Geburtstag frei. Bei Geburt eines Kindes zwei Arbeitswochen frei (zehn Tage) zusätzlich zum Urlaub. Quartalsweise Mitarbeiterevents, die über „Bier am Abend“ hinausgehen – zuletzt Go-Kart in Linz (eine Stunde), davor Weinverkostung in der Wachau. Und: Die Weihnachtsfeier wurde bereits im Februar geplant – ein Detail, das Humor und Aufmerksamkeit für Gemeinschaft signalisiert.

„Wertschätzung ist in der Firma ganz groß.“

Stefan formuliert es nüchtern, aber es wirkt nach: Wertschätzung, die sich zeigt, schützt vor dem Gefühl der Austauschbarkeit – und motiviert, Verantwortung zu übernehmen.

Was wir für die Praxis lernen: Sieben Lehren für Entwickler in der Bid-Phase

Aus Stefans Erfahrung lassen sich konkrete Arbeitsprinzipien ableiten, die Entwickler und Tech-Leads in Ausschreibungen erfolgreicher machen:

Früh klare Architektur und Abgrenzung festhalten

Eine knappe, belastbare Architektur- und Spezifikationsbasis ist die Grundlage jeder seriösen Kalkulation.
Zeitrahmen und Annahmen müssen explizit sein – nicht implizit mitgedacht.

Recht und Technik zusammenbringen

„Rechtlich abgesichert“ ist kein Zusatzaufwand, sondern Qualitätssicherung. Prüft Lizenzmodelle, Hosting-Verträge und Abhängigkeiten gemeinsam.

Pünktlichkeit ist ein Qualitätsmerkmal

Ausschreibungen sind fristgetrieben. Wer pünktlich liefert, signalisiert Projektfähigkeit. Das beginnt intern: Deadlines für Zuarbeiten müssen halten.

Kleine Bids brauchen Standardisierung

Weil die Setupphase immer anfällt, zahlt sich ein guter Vorlagen- und Checklisten-Fundus besonders aus.

Entwickler als „Know-how-Träger“ ernst nehmen

Planungsentscheidungen stehen und fallen mit technischer Substanz. Das Bid-Team braucht direkte und kontinuierliche Einbindung der Entwickler.

Vollständigkeit schlägt „nice to have“

Der Kunde benötigt die Dokumente, mit denen er entscheiden kann. Fokus auf Genauigkeit, Konsistenz und Nachvollziehbarkeit.

Übergabe bedenken – schon beim Schreiben

Was hilft dem Projektleiter am Day 1? Genau das sollte in der Angebotsdokumentation stehen: Annahmen, Risiken, Schnittstellen, Abgrenzungen.

Eine Bid-Checkliste, die in der Realität funktioniert

Aus den Bausteinen, die Stefan nennt, ergibt sich eine einfache, geerdete Checkliste:

Anforderungen sichten: Was liegt vor? Wo fehlen Klarheit und Fakten?
Bid-Team aufstellen: Projektleiter (für spätere Übergabe), Entwickler (Know-how), Finance, ggf. Legal.
Technische Substanz erarbeiten: Konzeption, Spezifikation, Architekturdokument, Aufwandsschätzung, Risiken.
Kalkulation durchführen: intern/extern, Ressourcen, Hosting, Lizenzen.
Rechtliche Prüfung: Formulierungen, Haftung, Lizenzen, Datenschutz – „rechtlich abgesichert“.
Dokumente konsolidieren: fehlerfrei, vollständig, entscheidungsreif – mit konsistenter Terminologie.
Fristmanagement: Pünktliche Abgabe, interne Deadlines vorziehen, Puffer einplanen.
Übergabe vorbereiten: Strukturiertes Paket für den Projektleiter, falls der Zuschlag erfolgt.

Diese Schritte sind weder neu noch spektakulär – aber genau das ist ihre Stärke: Sie sind wiederholbar. Stefan macht deutlich, dass gerade die Wiederholbarkeit den Unterschied zwischen hektischer Improvisation und professioneller Angebotsarbeit ausmacht.

Warum „trockene“ Rechtstexte praktisch sind – auch privat

Eine bemerkenswerte Nebenwirkung, die Stefan anspricht: Wer lernt, juristische Formulierungen und Verträge sicher zu lesen, profitiert auch privat. Gemeint ist kein Detailwissen, sondern Lesekompetenz – zu verstehen, „wie ist was gemeint, das vielleicht nicht in einfachem Deutsch geschrieben ist“. Das schult Genauigkeit, reduziert Missverständnisse und stärkt Verhandlungssicherheit – Fähigkeiten, die in der Projektpraxis Gold wert sind.

Kultur wirkt: Verfügbarkeit, Vertrauen, Verantwortung

Stefan nennt viele Facetten, die Wertschätzung konkret machen: Erreichbarkeit der Geschäftsführung „selbst am Wochenende“ (wenn etwas „dringend“ ist), Events mit Substanz, planbare Freiräume im Leben (Geburtstag, Geburt eines Kindes) und die Erfahrung, „aktiv gehört“ zu werden. Dazu kommt: Mitgestaltung im Bid-Management – es gibt eine „Vorgabe, wie das Ganze sein soll“, aber im Rahmen dessen konnte er „auf eine gewisse Art und Weise mitgestalten“.

Für Tech-Talente bedeutet diese Kultur: Man wird nicht nur an Ergebnissen gemessen, sondern in den Weg dorthin einbezogen. Wer Verantwortung übernehmen will, findet hier Strukturen, die das ermöglichen – und Benefits, die echte Lebenssituationen berücksichtigen.

Kontrast Programm: Konzernprozesse vs. Mittelstands-Spirit

Der Vergleich fällt klar aus. In einem Unternehmen mit „hunderttausenden Mitarbeitern weltweit“ gibt es strikte Prozesse – notwendig bei dieser Größe – und ein Gefühl relativer Anonymität. Im Mittelstand erlebt Stefan das Gegenteil: vertraute Gesichter, informeller Austausch „nach der Arbeitszeit“, kurze Wege und die Erfahrung, „nicht einer von vielen“ zu sein. Für die Bid-Rolle heißt das konkret: schnelleres Feedback, weniger Handover-Friktion, mehr Ownership – und die Chance, Arbeitsabläufe mitzuformen.

Ratschläge für die eigene Laufbahn – aus Stefans Stationen abgeleitet

Ohne große Worte liefert Stefans Weg Anhaltspunkte für Karriereentscheidungen:

Rotationen nutzen: Breite Einblicke (wie im Traineeprogramm) helfen, die eigene Nische zu finden.
Schnittstellenkompetenz pflegen: Finance, Legal, Projekt, Technik – wer hier übersetzt, wird unverzichtbar.
Angebote als Projekte begreifen: Ownership in der Angebotsphase lohnt sich – Qualität zahlt doppelt (Kunde und Übergabe).
Kultur prüfen: Wertschätzung und Mitgestaltung sind kein „Nice to have“, sondern Produktivitätsfaktoren.
Standardisieren, wo möglich: Gleichförmige Prozesse senken Bid-Kosten und erhöhen Verlässlichkeit.

Fazit: Bid-Management als Teamleistung – und als Kultursache

„Stefan Weinzettel, Bid Manager bei enjoy IT“ zeigt, wie anspruchsvoll und wirkungsvoll Angebotsarbeit ist, wenn sie ernst genommen wird. Sie verlangt Genauigkeit, Zeitdisziplin, juristische Wachsamkeit und technische Substanz – und sie lebt von Menschen, die diese Fäden zusammenführen. In der enjoy IT GmbH bekommt diese Arbeit zusätzlich eine kulturelle Basis: Mitgestaltung, Nähe zur Geschäftsführung, spürbare Wertschätzung und Benefits, die im Alltag ankommen.

Für uns ist die zentrale Einsicht: Gute Bids sind keine Glückssache. Sie sind das Ergebnis eines wiederholbaren Prozesses, in dem Entwicklerinnen und Entwickler die inhaltliche Wahrheit liefern, Finance und Legal Absicherung schaffen und jemand die Verantwortung übernimmt, daraus ein pünktliches, fehlerfreies, entscheidungsreifes Gesamtpaket zu schnüren. Genau diese Rolle beschreibt Stefan – und sie macht den Unterschied zwischen einer Chance und einem Zuschlag.

Zum Abschluss der Einordnung: Die Perspektiven stammen aus der Session „Stefan Weinzettel, Bid Manager bei enjoy IT“ (Speaker: Stefan Weinzettel, Company: enjoy IT GmbH). Was wir mitnehmen, ist verblüffend bodenständig – und gerade deshalb wirksam: Sorgfalt, Klarheit, Pünktlichkeit, Teamplay. Und eine Kultur, die diese Haltung möglich macht.

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