Was macht ein Productivity-Tool „produktiv“?

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E-Mails senden, Konferenzen abhalten, chatten, managen: egal welcher Task, es gibt ein Tool, der ihn vereinfacht.

Productivity-Tools, -Plattformen und -Apps haben bereits unser Privatleben verändert: Ein Knopfdruck verschließt Türen und intelligente Assistenten bestellen unsere Lebensmittel. Vor Kurzem haben Entwickler jedoch erkannt, dass unser Bedürfnis nach personalisierten und reibungslosen Erlebnissen auch auf den Arbeitsplatz übergreift. Infolgedessen ist eine neue Welle professioneller Produktivitäts-Apps angekommen, welche Prozesse beschleunigen und ein breites Spektrum an Tasks streamlinen.

Eine unüberschaubare Anzahl von Productivity-Apps und -Plattformen kommen auf den Markt, die in der Lage sind, jeden Aspekt des Arbeitsplatzes zu verändern. Diese Tools versprechen eine neue Ära an Effizienz, aber nicht jede App und Plattform passt auch richtig zu jedem Unternehmen. Probleme bei der Produktivität können auftreten, wenn Entscheidungsträger Schwierigkeiten haben, zu bestimmen, welche Tools für ihren Arbeitsplatz geeignet sind.

Zuerst Due Diligence

Due Diligence ist eine Grundvoraussetzung für die Übernahme von Technologien. Vor der Auswahl eines neuen Produktivitätstools wird zuerst bewertet, welche Tools bereits am aktuellen Arbeitsplatz vorhanden sind und welche Schwachstellen diese haben – womöglich werden sogar mehrere Tools für denselben Zweck verwendet. Um dies zu vermeiden, sollten bei der Auswahl eines Productivity Tools die jeweiligen Features mit den essentiellen Anforderungen der Mitarbeiter abgestimmt werden, anstatt einfach aufgrund des Preises oder der Masse an Features ausgewählt zu werden.

Productivity Tool Must-Haves

Die Identifizierung von Must-Haves hilft Entscheidungsträgern auch zu verstehen, welche Arten an Tools überhaupt in Frage kommen, wie etwa Dokumentenerstellung, E-Mail-Verwaltung oder Videokonferenzen. Um dieses breite Feld mehr einzugrenzen und langfristigen Erfolg und Integration zu gewährleisten, müssen Entscheidungsträger das Potential von Smart Technology, Integration und Support-Infrastruktur berücksichtigen.

- Smart Technology:

Automatisierung und künstliche Intelligenz können in alltäglichen Prozessen erhebliche Effizienzsteigerungen bewirken. Mit AI können Productivity Tools das Versenden von Massen-E-Mails, die Planung und das Posten auf sozialen Medien, das Feedback von Mitarbeitern und das IT-Servicemanagement rationalisieren und sogar automatisieren. Diese Automatisierung ermöglicht es den Mitarbeitern, mehr Arbeit in kürzerer Zeit zu erledigen, was die Arbeitskosten erheblich senken und die Qualität der nicht automatisierten Aufgaben durchaus verbessern kann. So enthalten etwa aktualisierte Versionen von Office 365 und der G Suite jetzt AI-gestützte Tools zur Unterstützung der Dokumenterstellung – die meisten innovativen Marken von Productivity Tools werden diesem Trend folgen.

Selbst high-priority oder sensible Aufgaben und Informationen profitieren von künstlicher Intelligenz, mit der die Priorisierung automatisiert werden kann. Man nehme zum Beispiel eine IT-Service-Management-Plattform; werden bestimmte Schlüsselwörter erkannt oder ist ein Mitarbeiter auf C-Level, so löst dies eine Routine im Tool aus, die die Priorität des IT-Problems auf erhebliche Weise ändert.

- Integration:

Zusammenarbeit und Kommunikation müssen für die Mitarbeiter reibungslos verlaufen und durch Productivity Tools unterstützt werden, die sich entsprechend auch untereinander verbinden können. Für Entscheidungsträger ist es wichtig, festzustellen, ob das Tool in aktuelle Systeme und Plattformen integrierbar ist. Selbst wenn das Unternehmen nur eine handvoll an Productivity Tools verwendet, kann die Produktivität stark absinken, wenn entsprechende Softwarelösungen nicht in der Lage sind, miteinander Verbindungen herzustellen und zu kommunizieren.

- Support-Infrastruktur:

Nach der Installation und Integration erfolgt die Auswertung. Nur weil das Tool momentan gut funktioniert, heißt das nicht, dass es für immer gut passen wird. Deswegen sollten Unternehmen ihre Produktivitätstools mit einer starken Infrastruktur für IT-Support erweitern. Eine umfassende IT-Service-Management-Strategie liefert wertvolle Erkenntnisse darüber, welche neuen Tools sich positiv auswirken und welche nicht.

Jedoch kann eine ITSM-Lösung selbst ein wesentlicher Produktivitätsfaktor sein. Ein ITSM-Tool bietet Einblick in wiederkehrende Vorfälle, die Mitarbeiter mit Tools bereits in der Organisation haben, und informiert die Unternehmensleitung, wenn sie überhaupt Änderungen in Betracht ziehen müssen.

Eine Plattform, welche Technologien integriert und die Mitarbeiter mit den bereits verwendeten Tools unterstützt, bedeutet, dass Techniker keine Zeit mit dem Umschalten zwischen Anwendungen, Tools und Browsern verschwenden, sondern ihre Zeit für das Lösen von Problemen und Requests nutzen. Mit einem automatisierten System – eines, das schnelle Lösungen für Anfragende und Funktionen zur Nachverfolgung bietet – haben die Beteiligten einen besseren Überblick über die Tools, die zu einem Anstieg der Serviceanfragen führen, sowie über die Tools, die ihre Versprechen einhalten und zu tatsächlichen Produktivitätssteigerungen führen.

Ein neues Zeitalter der Produktivität

Es mag einleuchtend erscheinen, dass mehr Productivity Tools auch mehr Produktivität bedeuten, insbesondere wenn der Markt voll an solchen Tools ist. Anstatt jedoch schnell Neues einzukaufen, sollten Entscheidungsträger die Landschaft ihres Arbeitsplatzes vorher evaluieren und Tools auswählen, welche eine verbesserte Mitarbeitererfahrung unterstützen. Die Auswahl der passenden Tools kostet etwas Zeit, zahlt sich aber letztendlich sowohl in der Steigerung der Mitarbeiterproduktivität als auch in dem Wert aus, den die Technologie für das Unternehmen bietet.