Effektive Meetings: Ein Leitfaden für Developer

Effektive Meetings: Ein Leitfaden für Developer

Wenn du der Leiter eines Softwareentwicklungsteams bist, stehen die Chancen ganz gut, dass deine Devs mehr Zeit für andere Dinge, als die Entwicklung von Software aufwenden. Ein Großteil dieser Zeit wird wahrscheinlich durch Besprechungen in Anspruch genommen. Man nimmt an, dass sich für DEVs in den Letzen 5 Jahren, die Zeit für die Teilnahme an Meetings mehr als verdoppelt hat. Da Entwickler zunehmend in funktionsübergreifenden Teams arbeiten, erhöht sich natürlich auch der Zeitaufwand für Meetings.

So kannst du ihre und deine Zeit wertvoll nutzen indem du sicherstellst, dass effektive Besprechungen durchgeführt werden.

Stelle sicher, dass eine Besprechung erforderlich ist.

Stelle dir das so vor: Wie viel kostet dieses Meeting? Selbst wenn du auf die ausgefallene Reservierung und das Snackbuffet verzichtest, ist die Zeit eines Entwicklers Geld. Schätze schnell was es kostet, wenn ein paar IT-Spezialisten eine Stunde lang zusammen in einem Raum sitzen. Lohnt sich dieses Treffen?

Plane ein Meeting, wenn du…

  • eine Entscheidung treffen musst
  • ein Problem lösen musst
  • Ideen generieren willst
  • einen Plan für die weitere Entwicklung erstellen willst
  • reflektieren und verbessern willst

Plane kein Meeting (und finde stattdessen einen anderen Weg um dieselben Ergebnisse zu erzielen), wenn du…

  • Informationen teilen / überprüfen / rekapitulieren willst
  • Mitarbeiter-Buy-In fördern willst
  • motiviert / energetisiert / inspiriert werden willst

Lade die richtigen Leute ein

Nichts zerstört die Effektivität eines Meetings so sehr als zu viele - oder die falschen - Leute dort zu haben. Halte die Gruppe daher so schlank wie möglich und stelle dabei Folgendes sicher:

  • Der Besprechungsleiter sollte keine Notizen machen müssen.
  • Genug verschiedene Perspektiven und Fähigkeiten sollten präsent sein, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen
  • Wichtige Entscheidungsträger für die betreffenden Themen

Es gibt keine Zauberformel dafür wie groß Besprechungen sein sollen, aber eine allgemeine Regel für die Größe von der kleinsten bis zur größten, basiert auf dem Zweck der Besprechung:

eine Entscheidung treffen < ein Problem lösen < Ideen generieren

Wähle den richtigen Zeitpunkt

Die gute Nachricht: Wenn weniger Personen anwesend sind müssen weniger Zeitpläne berücksichtigt werden.

Die schlechte Nachricht: Alle sind meistens stark beschäftigt.

Plane das Meeting unter Berücksichtigung von Zeitzonen, Lebensstilen und der Arbeitskultur. Der Zweck des Meetings informiert auch darüber, wann du es planen solltest. Im Allgemeinen:

  • Dienstags sind die besten Tage um sich zu treffen. Dies gibt den Menschen Zeit sich am Vortag vorzubereiten während sie dennoch noch Zeit für Fristen zum Ende der Woche haben.
  • Morgens ist die beste Zeit um Entscheidungen zu treffen. Diese Studie zeigt, dass Menschen dazu neigen am Morgen nachdenklichere und genauere Entscheidungen zu treffen und am Nachmittag schnelle, riskante Entscheidungen treffen.
  • Nachmittage sind die besten Zeiten für ein Brainstorming. Überraschenderweise haben Studien gezeigt, dass kreatives, unkonventionelles Denken am meisten gefördert wird, wenn unser Gehirn ein wenig müde ist!

Führe das Gespräch

Schreibe nicht ein Meeting aus, wenn du nicht in der Lage bist ein organisierter und strukturierter Leiter zu sein. Übe diese Fähigkeiten nach Bedarf!

Fördere das Engagement

Das Führen eines Teams von Developern und Tech-Spezialisten sieht möglicherweise etwas anders aus als das Führen einer anderen Gruppe.

Zwei schnelle und einfache Möglichkeiten um das Engagement zu maximieren

  • Nimm Agenda-Fragen entgegen: Bitte die Teilnehmer sich bereits im Vorhinein Fragen zu überlegen, welche unter Umständen im Zuge der Vorbereitung aufgetreten sind. Das führt dazu, dass alle am Tisch zu Beginn des Meetings bereits mit dem Thema ansatzweise vertraut sind und so ein besserer Start ermöglicht wird.
  • Auf einen geteilten Bildschirm bestehen: Sobald ein Entwickler beginnt eine Funktion oder einen Fehler nur mit Worten zu erklären hat die Hälfte des Raums ausgecheckt und die andere Hälfte erhält nur teilweise Informationen. Jeder sollte zur gleichen Zeit den gleichen Code oder die gleiche Schnittstelle betrachten. Dies führt zu einem besseren Verständnis, spezifischerem Feedback und einer schnelleren Lösung.

Zwei schnelle und einfache Möglichkeiten um Beiträge zu fördern

  • Vorbildwirkung: Es erfordert ein gewisses Maß an Vertrauen um sich unter einer Gruppe von Kollegen zu äußern und dieses Vertrauen wird nur durch Erfahrung aufgebaut. Wenn der Leiter der Gruppe keine Angst hat zu sagen: "Ich bin nicht sicher, ob ich das vollständig verstehe" oder "Habe ich da Recht?" kann der Rest der Gruppe, in die Überlegungen eingebunden werden bzw. ihnen die Angst genommen werden, sich auch selbst zu äußern.
  • Erfasse Ideen: Als Leiter ist man oftmals mit einem stockenden Fortschritt konfrontiert. In solchen Fällen ist es manchmal gut, eine anonyme Ideensammlung vorzuschlagen – dabei können alle Teilnehmer Zettel mit ihren Vorschlägen in eine Box einwerfen. Anschließend werden die unterschiedlichen Ideen (oder vergleichbare) in der Gruppe diskutiert. So können auch schüchterne Teilnehmer ihren Beitrag leisten.

Weise die nächsten Schritte zu und beende pünktlich

Wenn du bis zu diesem Punkt gute Arbeit geleistet hast - die richtigen Leute einzuladen, einer Agenda zu folgen und zusammenzufassen -, sollte dieser letzte Teil ein Kinderspiel sein.

  • Mitschrift überprüfen: Hier erhältst du eine Pause und der Notetaker übernimmt. Es müssen nicht alle Punkte durchgegangen werden – nur die wichtigsten Zuweisungen sollen nochmals erwähnt werden. Der zugewiesenen Person sollte ihre Aufgabe danach klar sein.
  • Pünktlichkeit: Dass das Meeting pünktlich begonnen hat sollte selbstverständlich sein - aber es ist ebenso wichtig, dass es pünktlich endet.